Загальний відділ

 

 

 

Начальник Шваб Галина Костянтинівна  тел.4-21-79

Головний спеціаліст Барановська Тетяна Михайлівна  тел.4-21-79

Головний спеціаліст Толкач Наталія Миколаївна  тел.4-24-54

Спеціаліст Бейчук Тетяна Олександрівна  тел.4-27-05

 

Розпорядження голови райдержадміністрації "Про затвердження Положення про загальний відділ апарату райдержадміністрації" від 15.03.12 № 58

                                                                                                                                                                                                                            
                                                                                                                                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                                                                                                                                Розпорядження голови райдержадміністрації
                                                                                                                                                                                                від „15” березня 2012 року  № 58

 

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ апарату райдержадміністрації

 

1.        Загальний відділ є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації і підпорядкований безпосередньо голові та керівнику апарату райдержадміністрації.

 

2.        Відділ у своїй діяльності керується: Конституцією України, Законами України „Про місцеві державні адміністрації”, „Про звернення громадян”, Положенням про апарат районної державної адміністрації, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і дорученнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, регламентом роботи районної державної адміністрації, цим Положенням.

 

З питань організації та методики ведення діловодства і архівної справи відділ керується постановою  Кабінету Міністрів України від 30.11.11 № 1242 «Про  затвердження Типової  інструкції з діловодства в   центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», Інструкцією з діловодства в райдержадміністрації затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від  27.02.12 № 47.

 

3.        Загальне керівництво роботою діловодної служби в районній державній адміністрації здійснюється керівником апарату. Головою райдержадміністрації за поданням керівника апарату визначається структура і чисельність працівників відділу. Положення про відділ та посадові інструкції працівників розробляються начальником загального відділу на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців та затверджуються головою районної держадміністрації.

 

           4.  Основними завданнями загального відділу є:

           -   встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній державній адміністрації;

            -  здіснення за поданими інформаціями, а при необхідності спільно з іншими підрозділами райдержадміністрації фактичного контролю за виконанням управліннями, відділами, секторами райдержадміністрації, підприємствами, установами, організаціями, виконкомами міської, селищної, сільських рад законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій з питань, що визначені даними документами і належать до компетенції райдержадміністрації;

           -  аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

           -  підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання розпоряджень вищестоящих органів, розпоряджень голови райдержадміністрації, власних документів органами місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади, що належать до компетенції відділу;

           - підготовка проектів розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

            - забезпечення належного розгляду звернень і організації прийому громадян головою та заступниками голови райдержадміністрації, перевірка стану цієї роботи в органах виконавчої влади.

 

             5.  Відповідно до основного завдання загальний відділ:

 

-            забезпечує ведення системи діловодства, організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах районної державної адміністрації, облік та розгляд звернень громадян з особистих проблем, з питань діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та інших юридичних осіб, належну організацію особистого прийому громадян головою та заступниками голови районної державної адміністрації;

             

     -     веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними органами виконавчої влади, розпоряджень голови обласної державної адміністрації і доручень її структурних підрозділів та управлінь, розпоряджень голови районної державної адміністрації, контроль за виконанням яких покладено на відділ;

 

          -     перевіряє стан виконання структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади положень законів України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

 

          -      готує і систематично надає структурним підрозділам районної державної адміністрації попереджувальні інформаційні матеріали, щодо термінів виконання вимог зазначених документів;

 

          -     готує аналітичні та інформаційні матеріали для голови районної державної адміністрації, його заступників та керівника апарату про хід виконання розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

 

          -     вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання чи неналежне виконання;

 

          -     розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю;

 

         -     розглядає за дорученням голови районної державної адміністрації запити та звернення народних депутатів України, запити депутатів місцевих рад, установ і організацій;

                   

-            приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук та доставку документів, пропозицій, заяв і скарг громадян, що надійшли на ім’я голови, заступників голови райдержадміністрації;

 

 

-            розробляє номенклатуру справ зберігання документів, рекомендації щодо покращення організації діловодства в апараті райдержадміністрації, надає методичну допомогу відділам і управлінням райдержадміністрації, виконавчим комітетам міської, селищної та сільських рад щодо організації роботи із зверненнями і особистого прийому громадян;

 

-            організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і відправлення документів;

 

-            організовує  копіювання  документів;

 

-            вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи, здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян;

 

-            проводить консультації та роз’яснювальну роботу з громадянами, які виявили бажання звернутись (або звернулись) на особистий прийом, про порядок вирішення їх проблем;

 

-            здійснює попередній розгляд письмових звернень громадян, за дорученням голови та заступників голови райдержадміністрації направляє їх структурним підрозділам, відділам і управлінням райдержадміністрації, виконкомам міської, селищної, сільських рад, керівникам підприємств, установ і організацій для розгляду;

 

-            отримує від структурних підрозділів, відділів і управлінь райдержадміністрації, виконкомів міської, селищної, сільських рад, підприємств, установ, організацій інформацію (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду звернень громадян;

 

-            аналізує та узагальнює стан роботи з документами, письмовими і усними зверненнями громадян та організації їх виконання в апараті райдержадміністрації, міській, селищній та сільських радах, зведені відомості про стан виконавської дисципліни подає для розгляду голові райдержадміністрації;

 

-            відповідно до плану роботи  відділу або за дорученням керівництва адміністрації вивчає стан організації роботи з документами та зверненнями громадян у відділах та управліннях райдержадміністрації, виконкомах міської, селищної, сільських рад, надає з цих питань необхідну методичну та практичну допомогу, за результатами готує аналітичні матеріали та довідки для інформування керівництва райдержадміністрації;

 

-            готує пропозиції до плану роботи райдержадміністрації;

 

-            забезпечує додержання єдиного порядку відбору, схоронності, якості оброблення та використання документів, що видаються під час діяльності районної державної адміністрації, для передачі на державне зберігання;

 

-            завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією по діловодству;

 

-            забезпечує тимчасове зберігання документів;

 

-            видає у встановленому порядку витяги, копії документів юридичним особам і громадянам за їх письмовим зверненням та відповідним дозволом керівника апарату;

 

-            проводить попередню експертизу цінності документів, складає описи та акти на державне зберігання, готує матеріали про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінності, не передаються на державне зберігання;

 

-            організовує роботу по реєстрації, обліку і зберіганню протягом установленого терміну розпоряджень голови райдержадміністрації та своєчасну відправку їх обласній держадміністрації;

 

-            приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, здійснює контроль за підготовкою та поданням інформації обласній держадміністрації документів з грифом „Для службового користування”.

         

 

          6.  Загальний відділ апарату райдержадміністрації очолює начальник,  який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації.

                   

            7. Загальний відділ апарату райдержадміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими підрозділами апарату, а також із структурними підрозділами райдержадміністрації.

 

 

 

   8.  Начальник загального відділу:

 

-            здійснює безпосереднє керівництво роботою відділу відповідно до покладених на нього завдань, дає працівникам відділу в межах своєї компетенції доручення для виконання;

 

-            забезпечує планування роботи відділу відповідно до плану основних заходів райдержадміністрації і доручень керівництва, контролює хід їх виконання;

 

-            контролює виконання доручень голови та заступників голови райдержадміністрації щодо звернень громадян в структурних підрозділах, відділах та управліннях райдержадміністрації, виконкомах міської, селищної, сільських рад, на підприємствах, установах, в організаціях;

 

 

-            виносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції про заохочення, накладання стягнення, прийняття, переведення і звільнення працівників відділу;

 

-            підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

 

-            бере участь у роботі сесій районної ради, засіданнях колегій райдержадміністрації, нарадах, які проводяться керівництвом райдержадміністрації.

 

9. Начальник відділу має право:

          

 

-  залучати спеціалістів структурних підрозділів апарату, відділів, управлінь райдержадміністрації до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

 

-  вимагати від структурних підрозділів райдержадміністрації відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами та зверненнями громадян;

 

         -  повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог;

       

          -  проводити в структурних підрозділах районної державної адміністрації та органах місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади перевірки виконання розпоряджень та доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

 

           -  одержувати   необхідну   інформацію,   а  в   разі   потреби   -   відповідні документи  від структурних підрозділів районної державної адміністрації,   органів місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади;

 

                  -  брати участь у засіданнях колегій, нарадах, що проводяться в                структурних підрозділах районної державної адміністрації;

 

             - подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених у ході проведення попередніх перевірок;

        

        - одержувати від структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів   виконавчої влади письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання розпоряджень та доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

 

              -  залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів районної державної адміністрації, працівників підприємств, установ і організацій  (за їх згодою) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні зазначених документів;

 

                 Зауваження та вказівки начальника загального відділу щодо своєчасного і якісного виконання документів органів вищого рівня, пропозицій, заяв і скарг громадян, доручень  керівництва райдержадміністрації, організації діловодства є обов’язковими для виконання всіма працівниками апарату районної держадміністрації.

 

                  10. На начальника загального відділу покладається персональна відповідальність за:

 

-  забезпечення дотримання встановленого порядку щодо роботи з документами та зверненнями громадян в райдержадміністрації;

 

-  виконання плану роботи, дотримання необхідних умов праці посадовими особами відділу;

 

-  дотримання трудової і виконавської дисципліни працівниками відділу.