Архівний відділ

Овруцька районна державна адміністрація

Житомирської області

А Р Х І В Н И Й   С Е К Т О Р

11101,  м.Овруч, вул.Гетьмана Виговського,2, тел. 4-22-35

Адреса: 11101 Житомирська область, м.Овруч, вул.Гетьмана Виговського,2
Тел.: (04148) 4-22-35
розпорядок роботи сектору:
з 8-00 до 17-00 щоденно
вихідні дні:  субота, неділя

Завідуюча архівним сектором:                Дуб Олена Миколаївна

 

Загальні положення

Архівний сектор є структурним підрозділом районної державної адміністрації , підзвітним і підконтрольним голові райдержадміністрації.

Архівний сектор райдержадміністрації у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента  та Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голів обласної та районної  держадміністрацій, рішеннями районної ради , наказами директора державного архіву області.

Основні завдання сектору:

Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

Координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства.

Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

1)      складає і за погодженням з державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

2)      забезпечує зберігання, облік та охорону:

-         документів Національного архівного фонду, переданих сектору органами   

державної влади, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, які діють на території району;

-         документів особового походження;

-         фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району;

-         друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

-         облікованих документів і довідкового апарату до них;

3)організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до

Національного архівного фонду або вилученням документів з нього, незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) подає районній державній адміністрації пропозиції щодо складу органів державної влади, підприємств, установ та організацій району, документи яких надходять на державне зберігання;

7) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

8)  надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

9) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;

10) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

11) передає державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

13) видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб доручення до архівних документів письмового обгрунтованого  спростування чи додаткових відомостей про особу;

14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

 

План

заходів по виконанню наказу Державного архіву Житомирської області від 04.05.2016 № 13  «Про затвердження Плану заходів» та  п.4 рішення колегії Укрдержархіву від 24.02.2016 №1/1 «Про підсумки роботи архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2015 році та основні завдання на 2016 рік»

 

 

з/п

Назва заходів

Термін

вико

нання

 

Виконавець

Примі

тка

Відмітка

про вико

нання

1.

Забезпечити виконання Плану розвитку архівної справи на 2016 рік

протягом

року

 

Завідувач архівним  сектором

 

Завдання, передбачені планом розвитку архівної справи на 2016 рік, виконуються

2.

Забезпечити виконання

плану дій щодо реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016-2020 роки

протягом

року

 

Завідувач  архівним сектором

 

Не проводилась робота

3.

Забезпечити виконання

плану заходів з підготовки та відзначення 25-ї річниці незалежності України

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Не проводилась робота

4.

Забезпечити надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, посилення охоронної і пожежної безпеки архівосховищ

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

За умови

бюджет

ного фінансу

вання

Не проводилась робота, у зв’язку з відсутністю фінансування

5.

Обладнати архівосховища системою вентиляції та кондиціювання повітря

 

 

 

 

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

За умови

бюджет

ного фінансу

вання

Не проводилась робота, у зв’язку з відсутністю  фінансування

6.

Посилити контроль за наявністю, станом і рухом документів

 

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Постійно проводиться контроль за наявністю, станом і рухом документів

7.

Забезпечити виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Перевірено 5 фондів  (фонд  100 «Городецька сільська рада», фонд  101  «Лучанківська сільська рада», фонд  102 «Колгосп «Здобуток Жовтня»», фонд  103 «Колгосп «Комуніст»», фонд  104 «Колгосп ім.. Кірова»), всього 645 справ

8.

Забезпечити створення страхового фонду та фонду користування на документи НАФ, оцифрування описів

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

За умови

бюджет

ного фінансу

вання

Не проводилась робота

9.

Забезпечити підготовку та своєчасне подання відповідних бюджетних пропозицій

До

1 липня 2016 року

Завідувач архівним сектором

 

Не проводилась робота

10.

Забезпечити приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються  в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Прийнято на  зберігання 3 частини фондів ( фонд 76 «Гошівська сільська рада», фонд 100 «Городецька сільська рада», фонд 14 «Овруцька районна рада»

11.

Здійснювати контроль за станом упорядкування архівних документів в архівних підрозділах органів виконавчої влади для здійснення поступо-вого переходу на електронний документообіг

 

 

 

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Під час комплексних та контрольних  перевірянь здійснено контроль за станом упорядкування документів в архівних підрозділах Великофоснянської, Бігунської та Гладковицької сільських рад

12.

Здійснювати контроль за станом діловодства, експертизою цінності та збереженістю документів на підприємствах, в установах і організаціях    з метою якісного формування НАФ

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Під час перевірок здійснено контроль за станом діловодства, експертизою цінності та збереженістю документів у Великофоснянській, Бігунській та Гладковицькій сільських радах

13.

Здійснювати надання консультативно-методичної допомоги

підприємствам,  установам і організаціям з питань впровадження нових нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи

 

 

протягом

року

 

Завідувач

архівним  сектором 

 

Постійно надається консультативно-методична допомога установам та організаціям з питань впровадження нових нормативно-правових актів  з питань діловодства та архівної справи

14.

Здійснити анкетування юридичних осіб-джерел формування НАФ щодо вивчення стану впровадження електрон-ного документообігу та його відповідності вимо-гам Порядку роботи з електронними докумен-тами, затвердженого наказом Мін’юсту України від 11.11.2014 №1886/5

До

5 травня

2016 року

Завідувач архівним сектором

 

Не проводилась робота

15.

Забезпечити надходження коштів до спеціального фонду в обсязі, визначеному кошторисом

протягом

року

 

Завідувач архівним сектором

 

Не проводилась робота

 

Завідувач архівним сектором                                                                      О.М.Дуб

 

 

Архівний сектор Овруцької

 райдержадміністрації

 

З В І Т

Про роботу архівного сектору райдержадміністрації за 8 місяців 2016року  (форма 209)

1. Основні організаційні заходи

1.1. – підготовлено 1 розпорядження голови райдержадміністрації від 25.02.2016 № 46 «Про затвердження Положення про експертну комісію архівного сектору райдержадміністрації»;

1.2. – на виконання Закону України «Про звернення громадян», розпорядження голови райдержадміністрації   від 01.04.2014 № 55 «Про  підсумки роботи із зверненнями громадян» архівним сектором щоквартально подається інформація про роботу із зверненнями громадян,  відповідно до вимог постанов Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року  № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет  інформації про діяльність  органів виконавчої влади», від 29 серпня 2002 року № 1302 «Про заходи щодо  подальшого забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади» та з метою вдосконалення функціонування офіційного веб-сайту  райдержадміністрації у мережі Інтернет архівним сектором систематично оновлюється власний розділ;

1.3.- подано 2 інформації до райдержадміністрації та 1 інформацію до райради   з питань архівної справи;

1.5. – не проводилась робота;

1.7. – взято участь у  нарадах, колегіях, що проводилися головою райдержадміністрації;

1.9. – постійно надається методична та практична допомога працівникам Трудового архіву.

2.Забезпечення збереженості та державний облік документів

Національного архівного фонду.

2.1.- проводиться контроль за наявністю та фізичним станом документів, також  обезпилення документів;

2.2. – за 8 місяців поточного року до архіву надійшло 4 частини фондів.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

3.1. – проводиться каталогізація документів фонду № 201 (райдержадміністрація)

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. – погоджено 4 положення  про архівні підрозділи та 7 положень про експертні комісії, 6 номенклатур справ;

4.2. – здійснено 3  комплексні  та 1 контрольну перевірки;

4.4. – не проводилась робота.

5. Використання інформації документів НАФ

5.1. – підготовлено 1 виставку документів до річниці Чорнобильської катастрофи;

5.2. –5.3.- не проводилась робота;

5.4. – користувачам видано 14 справ;

5.7. – у роботі з організації виконання запитів та звернень громадян архівний сектор дотримується вимог Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України  від 24 червня 2009 року № 630;

5.8. – виконано 13 запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років;

5.13. – запити, які надходять до архіву, виконуються безкоштовно;

5.14. – переважала земельна тематика запитів;

5.15. – за матеріалами архіву працювало 7 користувачів.

 

 

 

Завідувач архівним  сектором                                             О.М.Дуб